DOWNLOAD Sharp PAS (serv.man7) Service Manual ↓ Size: 4.48 MB | Pages: 127 in PDF or view online for FREE

This section provides a general overview of how to set up accounts 
using Accounts Manager. For detailed information, please consult 
Chapter 13, "Managing accounts".

1. Plan the types and names of accounts that you will create.

2. Use System Manager to set accounting policies on the 

Accounting Server so that user properties are evaluated 
appropriately and the desired account is charged at print 
time. See “Configuring accounting policies” on page 132. 

3. Create at least one user account that can be used as a con-

tact for department and billing code accounts (often, this 
will be an administrator’s user account). See the section 
“Adding a single user” on page 317. 

4. Use Accounts Manager to create department accounts, as 

necessary.

You create department accounts first because you can 
import users directly into them. See the section “Adding a 
department account” on page 318.

5. Import remaining users from a batch file or an NT domain. 

Although you can add users individually, it is usually easier 
to import a large set of users when you first set up accounts. 
See the section "Importing users from a batch file" and 
"Importing users from a domain", starting on page 320.

6. Create billing codes, as necessary.

See the section “Adding a billing code account” on 
page 325.

7. Assign billing codes to users and departments, as necessary.

If you want to give all users access to all billing codes, don’t 
assign them to individual users or departments. See the sec-
tion “Assigning departments and enabling codes” on 
page 326.

Once you have installed and configured the server components 
and set up your printing accounts, the system monitors network 
printing, and records the use of the logical printers in the PAS data-
base.

Cashier is an optional PAS component designed for use by a staff 
member who performs debits and deposits on printing accounts.

1. Start Cashier.

2. In the pop-up dialog, enter the Windows NT network name 

of the accounting server and click 

.

You can now use the Cashier application to modify account bal-
ances. For more information about how to use Cashier, see Chapter 
16.

The Client Tool is an optional PAS component that enables users to 
access their PAS printing account from network workstations. Users 
can query their account, transfer funds to another user, or select an 
active billing code using the Client Tool. 

Modify the PAS.ini file from its install location and copy the Client 
Tool files on the network workstations.

Configure access to users’ printing accounts by specifying the 
name of the system running the Accounting Server service in the 
PAS.ini

 file. You can also modify the file so that the Client Tool:

• displays the 

 button in the Client Tool window

• displays a different title in the Client Tool window
• queries the user’s balance at a specified time interval.

1. Open the PAS.ini file.

The file resides in the directory specified when you ran the 
automated install program.

2. Edit the ServerName line to correspond with the Windows 

NT network name of your accounting server.

3. To enable users to transfer funds from their personal 

account to another user’s account, add the following line to 
the file: 

Transfers Allowed=Yes

The 

 button appears in the Client Tool window. You 

must also configure Accounting Server to enable user trans-
fers. “Enabling user transfers with the workstation tools” on 
page 136. 

4. To change the title of the Client Tool window, add the fol-

lowing line to the file:

Title=YourTitleHere

5. To change the automatic refresh interval on the user’s bal-

ance, edit the Refresh Period line.

The interval is measured in seconds. 

6. From the 

 menu, select 

. 

7. Close the PAS.ini file.

You are ready to install the Client Tool files on the network work-
stations.

You can use a software distribution tool, such as Microsoft’s Sys-
tems Management Server, to copy files to your network worksta-
tions. You can also copy them manually.

1. Copy PAS.INI and PASCl32.exe to a convenient location on 

the workstations.

The two files must be located in the same directory.

2. Create a shortcut on the workstation desktop.

3. Start the Client Tool.

The Client Tool starts in the workstation’s System Tray. You can 
leave it running on the workstation for easy access. For information 
on how to use the Client Tool, see “Using the Client Tool” on 
page 378.

✎

Note: The Client Tool uses the language and currency settings specified 
by the user’s regional settings.

The SM Web Interface is an optional PAS component that enables 
users to access information in their PAS printing account using a 
web browser. Users can query their account, transfer funds to 
another user, or select an active billing code. 

The SM Web Interface uses a small number of files residing on the 
web server. You will not install any files on the network worksta-
tions.

To obtain balance and billing code information from the Account-
ing Server, the user requires a valid user ID. If you provide anony-
mous internet users with access to the SM Web Interface, the client 
workstation does not collect user authentication information.