Sharp PAS (serv.man7) Service Manual ▷ View online
Printer Accounting Server: Administrator’s Guide
ix
11.3
Configuring copiers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .273
11.4
Configuring printer groups . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .275
11.5
Configuring the SDR add-on . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .280
11.5.2 Specifying Queue Module global settings. . . . . . . . . . . . . .280
11.5.3 Enabling Document Control . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .280
11.5.4 Configuring Document Control. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .281
11.5.2 Specifying Queue Module global settings. . . . . . . . . . . . . .280
11.5.3 Enabling Document Control . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .280
11.5.4 Configuring Document Control. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .281
11.6
Using SDR Viewer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .285
11.7
Configuring NTS devices . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .285
11.8
Configuring NTS account identifications . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .288
11.8.1 Configuring individual NTS identifications . . . . . . . . . . . . .288
11.8.2 Importing NTS account identifications . . . . . . . . . . . . . . . . .290
11.8.3 Using the Card Swipe wizard . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .291
11.8.1 Configuring individual NTS identifications . . . . . . . . . . . . .288
11.8.2 Importing NTS account identifications . . . . . . . . . . . . . . . . .290
11.8.3 Using the Card Swipe wizard . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .291
11.9
Using the NTS device. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .292
11.9.4 Sequence of events. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .293
11.9.5 User logon sequence . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .293
11.9.6 Copying documents. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .294
11.9.7 Releasing documents at printers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .294
11.9.8 Pulling documents at printers. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .295
11.9.9 Device messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .295
11.9.4 Sequence of events. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .293
11.9.5 User logon sequence . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .293
11.9.6 Copying documents. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .294
11.9.7 Releasing documents at printers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .294
11.9.8 Pulling documents at printers. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .295
11.9.9 Device messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .295
12. Using Accounts Manager . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 297
12.1
Interface overview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .299
12.1.1 Nodes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .299
12.1.2 Basic navigation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .302
12.1.1 Nodes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .299
12.1.2 Basic navigation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .302
12.2
Working with servers and sites . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .305
12.2.1 Adding sites . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .305
12.2.2 Adding a server. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .306
12.2.3 Removing sites or servers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .307
12.2.1 Adding sites . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .305
12.2.2 Adding a server. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .306
12.2.3 Removing sites or servers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .307
12.3
Finding an item in the accounts database . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .307
13. Managing accounts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 309
13.1
Accounts configuration overview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .313
13.2
Adding printing accounts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .316
13.2.1 Adding a single user . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .317
13.2.2 Adding a department account. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .318
13.2.1 Adding a single user . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .317
13.2.2 Adding a department account. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .318
x
Printer Accounting Server: Administrator’s Guide
13.2.3 Importing users from a batch file . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .320
13.2.4 Importing users from a domain . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .322
13.2.5 Creating user accounts automatically . . . . . . . . . . . . . . . . . .323
13.2.6 Adding a billing code account . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .325
13.2.4 Importing users from a domain . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .322
13.2.5 Creating user accounts automatically . . . . . . . . . . . . . . . . . .323
13.2.6 Adding a billing code account . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .325
13.3
Assigning departments and enabling codes . . . . . . . . . . . . . . . . . .326
13.4
Defining accounting policies . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .330
13.5
Modifying account properties . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .333
13.6
Locking printing accounts. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .335
13.7
Deleting printing accounts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .336
13.8
Performing account transactions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .339
13.9
Managing NTS account identifications. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .341
14. Using the Reports Manager . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 343
14.1
Reports selection criteria . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .344
14.2
Generating reports on accounts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .347
14.3
Generating account statements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .349
14.4
Generating reports on usage . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .351
14.4.1 Generating usage reports. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .352
14.4.1 Generating usage reports. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .352
14.5
Generating reports on printers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .354
14.6
Exporting reports . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .356
15. Scheduling events. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 359
15.1
Adding a scheduled event . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .359
15.2
Scheduling an account transaction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .360
15.3
Consolidating old transactions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .362
15.4
Scheduling a report . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .364
15.5
Scheduling a billing code synchronization . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .367
15.6
Scheduling a transaction file export . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .370
16. Using Cashier . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 373
16.1
Connecting Cashier to the accounting server . . . . . . . . . . . . . . . . .374
16.2
Navigating the accounts database. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .375
16.3
Performing account transactions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .376
Printer Accounting Server: Administrator’s Guide
xi
17. Using the workstation tools. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 377
17.1
Using the Client Tool . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .378
17.1.1 Starting the Client Tool . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .378
17.1.2 Transferring funds to another user . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .379
17.1.3 Selecting an active billing code . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .380
17.1.1 Starting the Client Tool . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .378
17.1.2 Transferring funds to another user . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .379
17.1.3 Selecting an active billing code . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .380
17.2
Using the SM Web Interface . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .381
17.2.4 Generating an account statement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .383
17.2.4 Generating an account statement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .383
17.3
Using the Macintosh Client . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .384
17.3.1 Logging in to PAS. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .384
17.3.2 Assigning a billing code . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .385
17.3.3 Logging out of PAS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .386
17.3.1 Logging in to PAS. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .384
17.3.2 Assigning a billing code . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .385
17.3.3 Logging out of PAS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .386
17.4
Using the Client Billing Print Provider . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .387
17.5
Using Deposit Station . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .389
18. Using Release Station . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 393
18.1
Starting Release Station . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .394
18.1.1 Starting a session on a self-serve release workstation. . .394
18.1.2 User access to a self-serve Release Station . . . . . . . . . . . . .395
18.1.3 Using SDR Viewer. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .396
18.1.1 Starting a session on a self-serve release workstation. . .394
18.1.2 User access to a self-serve Release Station . . . . . . . . . . . . .395
18.1.3 Using SDR Viewer. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .396
18.2
Working with documents in the queue . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .396
18.3
Release Station commands . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .397
19. Using the Analysis Toolkit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 399
19.1
Scenarios and Projections . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .400
19.2
Using the Analysis Toolkit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .402
19.2.1 Determining current usage . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .402
19.2.2 Creating usage scenarios and projections . . . . . . . . . . . . . .404
19.2.3 ATk reporting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .406
19.2.4 Saving and merging workspace scenarios . . . . . . . . . . . . .408
19.2.1 Determining current usage . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .402
19.2.2 Creating usage scenarios and projections . . . . . . . . . . . . . .404
19.2.3 ATk reporting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .406
19.2.4 Saving and merging workspace scenarios . . . . . . . . . . . . .408
Appendix A:Hardware Support . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 409
A.1
Printer interface support . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .409
A.1.1 SM JetDirect monitor . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .409
A.1.2 SM NetPort monitor . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .409
A.1.3 SM LPR monitor . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .410
A.1.1 SM JetDirect monitor . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .409
A.1.2 SM NetPort monitor . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .409
A.1.3 SM LPR monitor . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .410
xii
Printer Accounting Server: Administrator’s Guide
A.1.4 SM Network Monitor for Aficio . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .410
A.1.5 SM Network Monitor for Canon . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .411
A.1.6 SM Network Monitor for Kyocera Mita. . . . . . . . . . . . . . . . . .412
A.1.7 SM Network Monitor for Lanier . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .413
A.1.8 SM Network Monitor for Sharp. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .413
A.1.9 SM IPP monitor . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .414
A.1.10 SM NPA monitor . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .414
A.1.11 SM Parallel port monitor . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .414
A.1.12 SM Pass-through monitor. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .414
A.1.5 SM Network Monitor for Canon . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .411
A.1.6 SM Network Monitor for Kyocera Mita. . . . . . . . . . . . . . . . . .412
A.1.7 SM Network Monitor for Lanier . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .413
A.1.8 SM Network Monitor for Sharp. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .413
A.1.9 SM IPP monitor . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .414
A.1.10 SM NPA monitor . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .414
A.1.11 SM Parallel port monitor . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .414
A.1.12 SM Pass-through monitor. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .414
A.2
Printer support . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .415
A.2.1 PJL page counter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .415
A.2.2 NPA page counter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .415
A.2.3 Job counter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .415
A.2.4 PostScript page counter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .415
A.2.5 PCL page counter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .416
A.2.6 PCL6 page counter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .416
A.2.7 Ricoh IPDL-C page counter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .416
A.2.8 Kyocera PreScribe page counter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .416
A.2.9 HP-GL/2 HP RTL page counter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .416
A.2.10 Epson ESC/Page page counters . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .417
A.2.11 Canon BJ, IBM PropPrinter page counter . . . . . . . . . . . . . . .417
A.2.12 ESC/P page counter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .417
A.2.13 Canon LIPS page counter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .417
A.2.14 Genicom page counter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .417
A.2.15 Text page counter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .418
A.2.16 HP PPA page counter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .418
A.2.1 PJL page counter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .415
A.2.2 NPA page counter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .415
A.2.3 Job counter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .415
A.2.4 PostScript page counter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .415
A.2.5 PCL page counter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .416
A.2.6 PCL6 page counter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .416
A.2.7 Ricoh IPDL-C page counter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .416
A.2.8 Kyocera PreScribe page counter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .416
A.2.9 HP-GL/2 HP RTL page counter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .416
A.2.10 Epson ESC/Page page counters . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .417
A.2.11 Canon BJ, IBM PropPrinter page counter . . . . . . . . . . . . . . .417
A.2.12 ESC/P page counter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .417
A.2.13 Canon LIPS page counter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .417
A.2.14 Genicom page counter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .417
A.2.15 Text page counter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .418
A.2.16 HP PPA page counter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .418
Appendix B:The PAS database . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 419
B.1
Database definition . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .419
B.3
Database Utilities (Backup and Restore). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .434
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