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The key operator programs allow the administrator of the machine (key operator) to enable and disable functions to 
suit the needs of the workplace. This chapter explains the key operator programs for the network scanner functions. 
For key operator programs for general use of the machine, see the "Key operator's guide". To access the key 
operator programs, the key operator code must be entered.

The key operator programs for the network and printer functions are shown in the following table.
Factory default settings are indicated in bold.

SCANNER

DISABLE USB SCAN

YES, NO

Select whether or not 
scanning from a computer 
and scanning from the 
machine are disabled when a 
USB connection is used.
When "YES" is selected, USB 
scanning is disabled.

INITIAL COND.

COLOR MODE

This is used to change the 
default settings for the color 
mode, format, and resolution. 
(For more information, see 

FORMAT

RESOLUTION

The special function 
screen will appear.

The key operator code 
entry screen appears.

• " " will appear for each digit will enter.
• The mode selection screen will appear.

The settings of the 
selected mode will 
appear.

Example: The screen when "SCANNER" is selected.

• If a checkbox appears to the left of the program 

name, the program is enabled by pressing the [OK] 
key to make a checkmark appear. The program is 
disabled by pressing the [OK] key once again to 
clear the checkmark. After making the selection, go 
to step 9.

• If a checkbox does not appear by a program, press 

the [OK] key to display the settings screen for the 
program.

To use a program for a different mode, press the 
[BACK] key and select the desired mode. Press the 
[CA] key to exit the key operator programs.

2-SIDED

COPY

SPECIAL FUNCTION

ACC. 

DUPLEX SCAN

GH

PQR

2-SIDED

COPY

SPECIAL FUNCTION

 SPECIAL FUNCTION
  PAPER SIZE SET
  DISPLAY CONTRAST
  TOTAL COUNT
  

KEY OPERATOR PRG.

GHI

OK

BACK

Enter key operator 
code.

KEY OPERATOR CODE:

         -----

ABC

DEF

JKL

GHI

MNO

TUV

PQRS

WXYZ

@.-_

FUNCTION

ACC. #-C

READ-END

OK

 MODE SELECT
  

KEY OP. # CHANGE

  COPIER
  PRINTER
  SCANNER

 MODE SELECT
  KEY OP. # CHANGE
  COPIER
  PRINTER
  

SCANNER

OK

 SCANNER
  

DISABLE USB SCAN

  INITIAL COND. 

OK

If a problem or question arises, try to solve the situation using the following information before contacting your 
authorised SHARP dealer.
Image transmission problems are explained here.
For image scanning problems, see the "Operation manual (for general information and copier)".

→

Set the actual original size (

).

If you have intentionally set a smaller size than the actual original size, 
place the original taking into account the guides for the set original 
size. For example, if the actual size is A4 (8-1/2" x 11") and you 
selected B5 (5-1/2" x 8-1/2") for the size setting, place the original so 
that the part that you wish to scan is within the B5 (5-1/2" x 8-1/2") area 
indicated by the guides at the far left corner of the document glass.

→

Try selecting a different file type (TIFF, JPEG, or PDF) and/or a different 
compression format (None, G3, or G4) for the image data. 
Otherwise, have the recipient use Sharpdesk or a viewer program that 
supports the above combinations of file types and compression formats.

The first file may still remain in the cache of the file server client. Disable 
use of the cache in the client software.

→

Make sure that the correct destination information is stored. If there is a 
mistake, correct it. (

* If delivery by e-mail (Scan to E-mail) is unsuccessful, an error 

message such as "Undelivered Message" may be sent to the 
designated administrator's e-mail address. This information may help 
you determine the cause of the problem.

Check the Web page to see if a limit has been set for the size of image 
files sent using Scan to E-mail (the factory default setting is "Unlimited").
A limit can be set from 1 MB to 10 MB. Consult the administrator of the 
Web page to select a suitable limit. (

)

The amount of data that can be sent in one e-mail transmission is 
sometimes limited by the administrator of the mail server. Even if the file 
size is within the limit explained above, if it exceeds the limit set by the 
administrator of the mail server, the file will not be delivered to the 
recipient.
Decrease the amount of data sent in the e-mail transmission (reduce the 
number of pages scanned). (Ask your mail server administrator what the 
data limit is for one e-mail transmission.)

When there is a large amount of image information, the data file is also 
large and transmission takes a long time.

When scanning takes place with the resolution set to the maximum resolution (600 dpi), the resolution may change 
depending on the amount of memory available, the original size, the colour mode, and other scanning conditions. The 
table below shows the relation between the possible scanning area and the scanning conditions. (Note that the following 
examples are for standard memory in the machine and 128 MB or more of memory in the network expansion kit.)

(dpi)

: Scanning is possible at the maximum resolution (600 dpi).

If a transmission error occurs when you send a scanned image, a message informing you of the error and an error 
code will appear in the display on the machine.

If a Scan to E-mail transmission is not successful, an e-mail informing you of this fact is sent to the return address configured 
in the SMTP server. If this happens, read the e-mail and determine the cause of the error, and then repeat the transmission.

A3

150

300

200

300

B4

200

400

A4, A4R

400

B5, B5R

300

300

A5, A5R

400

11" x 17"

150

300

300

300

8-1/2" x 14"

200

400

400

8-1/2" x 13"

8-1/2" x 11"

8-1/2" x 11"R

5-1/2" x 8-1/2"

5-1/2" x 8-1/2"R

300

400

CE-00
CE-01

Turn off the power and then turn it back on. Consult with your network administrator to 
make sure that no problems exist on the network or in the server. If the error is not 
cleared after turning the power off and on, turn off the power and contact your dealer.

–

CE-02
CE-04

The scanned image was not sent because a connection to the server could not be 
established. Make sure that the SMTP server settings or Scan to FTP destination 
settings in the Web page are correct.
The procedure for configuring the SMTP server is explained in "

", and the procedure for editing Scan to FTP destination information is 

explained in "

". For 

information on the settings to be entered, see Help in the Web page.

CE-03

The scanned image was not sent because the server was busy or there was too much 
traffic on line. Wait briefly and then try again.

–

CE-05

The scanned image was not sent because the directory of the destination FTP server was not 
correct. Make sure that the correct FTP server information is configured in the Web page.

CE-09

The size of the scanned image file exceeds the limit set in "Maximum Size of E-mail 
attachments" in the Web page. Reduce the number of original pages scanned into the 
file, or change the limit set in "Maximum Size of E-mail attachments".

CE-11

The memory became full during scanning. Scan less pages, lower the resolution, or 
change the colour mode so that the file size is smaller, and try scanning again.

CE-12

The maximum number of destinations of a global address search has been exceeded.
Increase the number of search characters to narrow the range of the global address search.