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SHARPSOFT (serv.man3)
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Handy Guide
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EPOS / General Summary and Weekday Summary Reports
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Sharp SHARPSOFT (serv.man3) Handy Guide ▷ View online

General Summary and Weekday Summary Reports 
 
These reports were originally designed to show a summary of the following information for 
a specified period: 
 
Total sales for each department or group. 
 
Total money received for each payment type (e.g. cash, cheque). 
To avoid counting deposit payments twice, these reports would ignore the transactions in 
which deposits were originally purchased, but would include the transactions in which these 
deposits  were  redeemed,  with  the  payment  type  being  listed  as  “deposit”.  The  overall 
intention  was  that  payments  would  balance  exactly  with  sales  if  this  state  of  affairs  was 
borne out, as expected, by the data received from CASHRSP.  
 
This strategy for avoiding double counting is no longer possible, because deposits may now 
be  purchased  in  the  same  transaction  as  normal  PLU  items.  We  have  had  to  make  some 
fundamental changes to these reports to accommodate this new possibility, i.e. 
 
All  non-deposit  payments  (e.g.  cash,  cheque)  received  from  all  transactions  within 
the selected date range are now included in these reports. 
 
Payments by redemption of deposit are NOT now included in these reports, as to do 
so would effectively lead to the same amount of payment being counted twice (once 
when the deposit was purchased, and then again when it was redeemed). 
 
This method avoids the double counting of deposit payments, but causes another potential 
problem when balancing payments with sales, i.e.   
 
If a deposit is purchased but not redeemed within the time frame of the report then 
the payment for the deposit will be reported but there will be no matching sale. 
 
On a similar note, if a deposit is redeemed within the time frame of the report but 
was purchased on an earlier date then the sales will be duly reported but there will 
be no matching payments to balance them. 
 
In order to mitigate this problem, we have added a “Reconciliation” section to these reports 
which takes account of any  deposit purchases (as they are not logged in the “sales”  total) 
and of any deposit redemptions (as they are not logged in the “payments” total) so that the 
overall report may still balance: 
 
 
Another side effect of this method of balancing sales and payments is that payment totals must now 
be presented in terms of “net money received” as opposed to by the original payment amounts that 
are reported by CASHRSP. An example of this is that if goods to the value of £6 are purchased with a 
cheque for £10 with £4 being given as change, then the “net money received” will be £10 of cheque 
payment and minus £4 of cash, whereas the payment amount as reported by CASHSP will be £6 of 
cheque payment and zero for cash. The reason that we have had to switch to this method is that the 
redemption  of  a  deposit,  although  not  directly  reported  in  the  payment  section  of  these  reports, 
may  still  affect  the  overall  total  of  money  received  due  to  cash  being  given  as  change,  and  that 
failing to take account of this would cause a surplus of reported payment over sales even after we 
had reconciled deposits.  
The  following  example  attempts  to  illustrate  these  points  by  showing  what  would  appear  in  the 
report if a deposit were purchased for £10, paid for by cheque, and then redeemed for goods to the 
value of £6.15, with the balance of £3.85 being returned in cash as change. 
 
 
If cash given as change had been ignored, then the total of “payments received” would have 
been reported as £10 and an (erroneous) surplus of £3.85 would have been logged. 
 
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